Código de Ética e Compliance

Código de Ética e Compliance

Visão

“Ser reconhecida como referência em soluções logísticas inteligentes e inovadoras”

Missão
“Conectar pessoas e negócios, por meio de soluções logísticas inteligentes e acessíveis, transformando ideias em realizações de sucesso”

Valores
“Praticar a transparência, ética e isonomia nas políticas socioambientais, preservando a sustentabilidade dos negócios e a valorização das pessoas, através da diversidade e estímulo a liberdade de expressão”.

ABRANGÊNCIA

As normas e diretrizes estabelecidas neste Código/Regulamento se aplicam a todos os colaboradores da empresa Phoenex Cargo Agenciamento de Carga Aérea Ltda. (PHX), sem distinção de função, profissão, grau hierárquico ou de quaisquer outras espécies.

SUMÁRIO

PARTE 1 – CÓDIGO DE CONDUTA E ÉTICA
  • I. Objetivos
  • II. Princípios Básicos
  • III. Conflito de Interesses
  • IV. Combate à Corrupção
  • V. Combate à Lavagem de Dinheiro
  • VI. Responsabilidade pela observação de Direitos e Respeito Mútuo
  • VII. Responsabilidade pelo Cumprimento deste Código

PARTE 2 – POLÍTICA DE COMPLIANCE, ANTICORRUPÇÃO E INTEGRIDADE  
  • I. Objetivo
  • II. Definições
  • III. Diretrizes da Política de Compliance
  • IV. Comunicações e Canais de Denúncia
  • V. Investigação e Resposta às Denúncias Recebidas
  • VI. Disposições Finais

PARTE 1 – CÓDIGO DE CONDUTA E ÉTICA

I. OBJETIVOS

1.1.    Estabelecer normas de condutas entre a PHX e seus Colaboradores, Contratados e Terceirizados para o aumento da eficácia no trabalho, aprimoramento das relações com os clientes, fornecedores e parceiros, bem como a preservação e desenvolvimento de sua imagem perante o mercado e a sociedade.

1.2.    Conscientizar os colaboradores sobre a importância de ter uma conduta ética, digna e comprometida, agindo sempre, no desempenho de suas funções, em conformidade com as determinações e regras legais, regulamentos, normas e procedimentos, tanto externos quanto internos, bem como com os padrões e valores estabelecidos pela PHX.

II. PRINCÍPIOS BÁSICOS

  • Os princípios que norteiam este código estão diretamente associados aos nossos valores e objetivos. O crescimento da PHX está pautado em uma trajetória de sucesso e conquistas como uma organização sólida e confiável.
  • Nossos princípios são:
  • Satisfação dos Clientes;
  • Compromisso com a qualidade dos serviços prestados;
  • Valorização do capital humano;
  • Conduta exemplar.

III.  CONFLITO DE INTERESSES

3.1.    Nossos colaboradores, independentemente de suas funções, no desempenho de suas atividades, devem:
  • evitar de se envolver em situações de conflito de interesses, não permitindo que interesses pessoais ou financeiros próprios, se sobressaiam sobre os interesses da PHX;
  • corresponder ao elevado grau de confiança que a PHX deposita em sua política de integridade;
  • tomar decisões fundamentadas na honestidade, respeito e integridade.

IV. COMBATE À CORRUPÇÃO

4.1.    A PHX está totalmente comprometida com o atendimento ao quanto disposto na Lei nº 12.846/2013, conhecida como Lei Anticorrupção, que dispõe sobre a responsabilização administrativa e civil de pessoas jurídicas pela prática de atos contra a administração pública, nacional ou estrangeira.

4.2.    Por corrupção pode-se entender a utilização do poder ou autoridade, para fazer uso do dinheiro público ou obter vantagem para si ou terceiros. Em outras palavras, corrupção significa oferecer, receber, prometer ou conceder qualquer tipo de vantagem para qualquer pessoa como incentivo para agir desonestamente.

4.3.    Assim, em seu relacionamento com clientes, fornecedores, parceiros e órgãos governamentais a conduta dos colaboradores da PHX deve ser regida pelas seguintes características:
  1. É expressamente vedado a todos os colaboradores da PHX:
    • Efetuar e/ou receber quaisquer pagamentos impróprios, duvidosos, informais ou ilegais provenientes do setor público ou privado, bem como favorecer, pela concessão de benefícios indevidos ou fora das práticas usuais do comércio, determinados clientes e fornecedores, em detrimento dos demais;
    • Oferecer, dar ou prometer quaisquer privilégios, gratificações ou vantagens a funcionários públicos ou equiparados para que pratiquem, omitam, retardem ou influenciem ato de ofício;
    • Solicitar ou receber, direta ou indiretamente, quaisquer privilégios ou vantagens provenientes de funcionários públicos em razão de seu cargo ou função;
    • Subvencionar, direta ou indiretamente, agentes públicos, partidos políticos ou candidatos a cargos políticos sob a perspectiva de retribuição, de qualquer natureza, para si ou para a empresa;
    • Receber brindes, presentes, gratificações ou algum tipo de benefício de clientes ou fornecedores, ressalvados apenas itens de pequeno valor. A PHX considera como brindes aqueles contendo o logo da empresa ofertante e de pequeno valor, aqueles que não excedam a quantia máxima de R$ 100,00 (cem reais). Em qualquer caso, o fato deverá ser imediatamente comunicado ao seu superior hierárquico para a adoção de eventuais medidas necessárias, se o caso;
    • Oferecer brindes e presentes ou custear viagens e entretenimento a funcionários ou agentes públicos;
    • Fazer, oferecer ou aceitar favores com intenção de obter ou manter, de modo ilegal e antiético, contratos, licenças e/ou aprovações governamentais.
  2. Nos processos relativos à contratação de fornecedores e prestadores de serviços deverá ser realizado o procedimento de habilitação visando identificar eventuais riscos que possam prejudicar os interesses da PHX;
  • Em caso de fiscalização na PHX, as áreas internas responsáveis deverão prestar todas as informações necessárias aos agentes fiscalizadores, apoiando-os na resolução de dúvidas que porventura vierem a existir e franqueando o acesso aos documentos que forem solicitados, tudo devendo ser formalizado e apoiado pela Assessoria Jurídica.
4.4.    A PHX respeita a livre concorrência e não compactua com práticas de cartelização, combinação de preços, espionagem industrial ou qualquer outra medida que interfira na livre concorrência.

V. COMBATE À LAVAGEM DE DINHEIRO

5.1.    A PHX está totalmente comprometida com o atendimento ao quanto disposto na Lei nº 9.613/1998, reformulada pela Lei nº 12.683/2012, que dispõe sobre os crimes de “lavagem” ou ocultação de bens, direitos e valores; a prevenção da utilização do sistema financeiro para os ilícitos previstos nesta Lei; cria o Conselho de Controle de Atividades Financeiras – COAF, e dá outras providências.

5.2.    Por lavagem de dinheiro entendem-se as operações comerciais ou financeiras que buscam incorporar recursos, bens ou valores de origem ilícita.

VI. RESPONSABILIDADE PELA OBSERVAÇÃO DE DIREITOS E RESPEITO MÚTUO

6.1.    Os empregados, fornecedores e prestadores de serviços devem:
  • pautar suas ações pelo respeito mútuo, pelo trabalho em equipe e pela transparência, não sendo permitido nenhum tipo de preconceito ou discriminação em função de etnia, de origem, de orientação sexual, convicção política ou religiosa ou, ainda, assédio de qualquer natureza, inclusive moral ou sexual.
  • zelar pela conservação e uso correto do patrimônio da PHX;
  • buscar antecipar e satisfazer as necessidades dos clientes, através de produtos e serviços, trabalhando com alto nível de qualidade.
6.2. A PHX está totalmente comprometida com o atendimento ao quanto disposto na Lei nº 12.529/2011, que dispõe sobre a prevenção e repressão às infrações contra a ordem econômica, assim, a competitividade dos serviços que presta e comercializa é o diferencial que a motiva a estar sempre à frente do concorrente e deve ser exercida com base na concorrência leal, não devendo, portanto, serem feitos comentários ou ações que possam afetar, direta ou indiretamente, a imagem dos nossos concorrentes. VII. RESPONSABILIDADE PELO CUMPRIMENTO DESTE CÓDIGO

7.1.    A aplicação e sucesso do uso deste Código de Conduta e Ética dependem do esforço de cada um no cumprimento dos princípios aqui escritos. Cada colaborador é responsável pela sua própria conduta e tem como obrigação comunicar qualquer violação ao presente código.

7.2.    Nenhum colaborador poderá alegar desconhecimento das diretrizes constantes do presente código, em qualquer hipótese ou sob qualquer argumento.

PARTE 2 – POLÍTICA DE COMPLIANCE, ANTICORRUPÇÃO E INTEGRIDADE

I. OBJETIVO

1.1.    Esta Política tem o objetivo de assegurar a conduta ética e moral, a solidez, a sustentabilidade e a continuidade dos negócios da PHX, através da adoção de procedimentos e posturas que garantam à PHX manter sua situação de estar em compliance sempre. Assim, violações aos direcionamentos aqui presentes, bem como à Lei nº 12.846/13 e outros dispositivos legais que tratem de assuntos relacionados à corrupção, serão devidamente apuradas e, se comprovada a transgressão, serão aplicadas as medidas disciplinares e legais cabíveis.

1.2.   Tratando-se de violações praticadas por colaboradores internos da PHX, as penalidades incluem advertências, suspensões, demissão e demais sansões previstas na lei, e serão atribuídas ao profissional pela Administração da Companhia.

1.3.    Violações praticadas por terceiros são passíveis de multas, rescisão contratual e acionamento judicial, dependendo da gravidade da infração.

Adotar.

II. DEFINIÇÕES

2.1.    Estar em compliance significa estar em conformidade com a legislação, as regulamentações, as normas e os procedimentos, externos e internos, e com os princípios corporativos que garantem as melhores práticas de mercado e de Governança Corporativa, buscando mitigar o risco de “Não Conformidade”.

2.2.    Risco de “Não Conformidade” é definido como o risco de comprometimento da integridade da PHX e de suas empresas coligadas e/ou controladas, pelo descumprimento da legislação e da regulamentação aplicável, nacional e estrangeira, das normas, externas ou internas, que possa levar a sanções legais e/ou regulamentares, ou, ainda, a perdas financeiras e danos reputacionais e/ou de imagem.

2.3.    Política de Compliance é um programa que visa prevenir e/ou identificar condutas que não estejam em conformidade com as regras (legislação, regulamentos, normas e procedimentos, externos ou internos), identificando riscos e/ou causas e agindo preventiva e/ou corretivamente, promovendo, também, uma cultura que encoraje o cumprimento das regras estabelecidas e de uma conduta ética, orientado pelo princípio de que “fazer o certo é o melhor”.

III. DIRETRIZES DA POLÍTICA DE COMPLIANCE

3.1.    Nossa Política de Compliance tem como diretrizes básicas:
  • Disseminar os princípios, diretrizes e condutas estabelecidos no Código de Ética da PHX e suas empresas controladas e/ou coligadas;
  • Difundir elevados padrões de integridade e valores éticos e morais, através da disseminação de cultura que aborde a importância da conformidade na PHX e suas empresas controladas e/ou coligadas;
  • Proteger a reputação da PHX e suas empresas controladas e/ou coligadas, mantendo a confiança dos sócios, parceiros, clientes, colaboradores e da sociedade, em geral;
  • Assegurar pleno acesso a qualquer informação, provocando ou acompanhando investigações quando não compatível com a política de compliance;
  • Manter altos padrões de integridade e valores éticos e morais, por intermédio da disseminação de cultura que enfatize e demonstre a todos os colaboradores a importância do Compliance em todos os aspectos empresariais;
  • Assegurar a conformidade com leis e regulamentos aplicáveis emanados por órgãos e agências nacionais e estrangeiros e a aderência às políticas, normas e procedimentos internos estabelecidos;
  • Garantir estrutura de controles internos que conduz à compreensão dos principais riscos decorrentes de fatores internos e externos incorridos pela empresa, com vistas a assegurar que sejam identificados, avaliados, monitorados, controlados e mitigados de forma eficiente e eficaz;
  • Manter o Programa de Compliance alinhado com as melhores práticas, o qual deverá periodicamente ser revisado e atualizado, a fim de que eventuais deficiências identificadas sejam prontamente corrigidas, de forma a garantir sua efetividade e eficácia;
  • Alinhar o Programa de Compliance aos objetivos estabelecidos pela empresa e à revisão periódica das estratégias do negócio e das políticas instituídas;
  • Assegurar a existência de atribuição de responsabilidade e de delegação de autoridade, observada a estrutura hierárquica estabelecida pela empresa, garantindo a apropriada segregação de funções, de modo a eliminar atribuições de responsabilidades conflitantes, assim como reduzir e monitorar, com a devida independência requerida, potenciais conflitos de interesses existentes nas áreas;
  • Assegurar a consistência e tempestividade das informações que são relevantes para a tomada de decisões ou que afetem as atividades da empresa, por meio de processo de comunicação confiável, oportuno, compreensível e acessível ao público externo e colaboradores;
  • Manter o controle e contribuir para a eficiência e aprimoramento de ferramentas do ambiente de Compliance da empresa, a saber:
    1. o Código de Conduta e Ética;
    2. o Contrato Individual de Trabalho.
  • Realizar regularmente processo de comunicação e treinamento desta Política, do respectivo procedimento, assim como do Código de Ética e outros documentos de Compliance, para todas as partes interessadas;
  • Garantir a elaboração de relatórios, a serem apreciados e aprovados, no mínimo semestralmente, pela Diretoria.
IV. COMUNICAÇÕES E CANAIS DE DENÚNCIAS

4.1.    As comunicações de supostas violações serão tratadas com total sigilo, com desdobramentos baseados no princípio da informação suficiente e, de acordo com as necessidades circunstanciais.

4.2.    Não obstante aos princípios de “Conduta e Ética”, incentivamos os colaboradores a comunicarem supostas violações desta política, inclusive questões duvidosas relacionadas a todas as áreas da empresa. As comunicações podem ser dirigidas ao:
  • Canal de Denúncias; ou
  • Ao seu superior imediato.
4.3.    A PHX disponibiliza o e-mail sac@phxservices.com e o número +55 11 2408-4302 para eventuais denúncias. As preocupações relacionadas ao cumprimento das diretrizes da PHX serão investigadas.

4.4.    Não haverá ou será admitida qualquer medida de discriminação ou retaliação contra o colaborador que comunique de boa-fé, uma suposta violação a esta Política de Compliance, Anticorrupção e Integridade.

4.5.    A PHX GARANTIRÁ A CONFIDENCIALIDADE DURANTE TODO O PROCESSO E QUE NÃO HAVERÁ QUALQUER TIPO DE RETALIAÇÃO AO DENUNCIANTE, SOB QUALQUER HIPÓTESE.

V. INVESTIGAÇÃO E RESPOSTA ÀS DENÚNCIAS RECEBIDAS

5.1.    Todas as denúncias recebidas serão investigadas de acordo com normas e procedimentos específicos para esse fim. A referida investigação:
  • será realizada por um investigador interno ou externo, conforme a gravidade ou necessidade de especialização para a investigação;
  • deverá se limitar à apuração dos fatos, determinando de forma plena se houve uma conduta imprópria ou não, quem estava envolvido e em quais circunstâncias; e,
  • será sempre independente e baseada em fatos e dados.
5.2.    Os principais objetivos da investigação são: a minimização dos riscos; a identificação de oportunidades de melhorias; a proteção da imagem da empresa; e, o esclarecimento dos fatos.

5.3.    A PHX não divulgará os detalhes e as decisões tomadas, decorrentes do processo de investigação. Regularmente poderá ser comunicado um sumário, com as principais estatísticas referentes às investigações, tais como: número de denúncias, tipos, resultados e sanções aplicadas. Também esse ponto será definido em norma específica, a ser elaborada durante a implantação do Programa de Compliance.

5.4.    Além disso, eventualmente será feita uma avaliação para identificar problemas que foram tratados e continuaram ocorrendo (“problemas crônicos”) e oportunidade que foram identificadas por meio da aquisição de novos conhecimentos e do desenvolvimento da própria política. Essas avaliações serão conduzidas pela alta administração da PHX, sendo então implementadas e avaliadas quanto a sua efetividade.

VI. DISPOSIÇÕES FINAIS

6.1.    Uma Política de Compliance não garante que leis, normas e procedimentos sejam cumpridos. Isso só pode ser obtido quando cada colaborador da PHX e de suas controladas e/ou coligadas cumpre as leis, normas e procedimentos ao executar as suas tarefas, a cada dia.

6.2.    Por esse motivo, é de fundamental importância que todos entendam a importância desse programa e se dediquem ao seu trabalho, realizando-o com uma conduta ética. Assim consolidaremos uma CULTURA vencedora na PHX.

6.3.    Declaramos que o presente documento é cópia fiel da Política de Compliance, Anticorrupção e Integridade da PHX aprovada na Reunião de Diretoria realizada em 15 de setembro de 2017.